Erik Plantinga - Adviseur voor Organisatieverandering
Adviseur voor
organisatie
Voor het in gang zetten en begeleiden van de organisatie naar een nieuwe situatie
Kernpunten
Visie Aiprox
De Waarneming
Door afstand te nemen kan je beter waarnemen
We plaatsen onze waarnemingen snel in het ons bekende. Dus is het zaak om eerst, met betrokkenen, een gezamenlijk beeld op te bouwen.
“Geen enkele communicatie is volstrekt objectief, en dus kent iedere uitspraak wel een zeker “frame” (denkraam) van veronderstellingen die eronder verborgen zitten. Anders dan bij het gebruik van argumenten als overtuigingsmiddel, gaat het bij “framing” vooral om de associaties bij het beeld.”
– Wikipedia
Dus zal je ook je eigen frame in ogenschouw moeten nemen om goed waar te nemen.
Don’t believe what your eyes are telling you. All they show is limitation. Look with your understanding, find out what you already know, and you’ll see the way to fly.
Uit: Jonathan Living Seagull van Richard Bach.
De procesbenadering
Grenzen belemmeren de doorgang
We bakenen domeinen af waarin we ons veilig voelen. In de organisatie worden die vergeleken met eilanden.
Processen gaan over hierarchische afdelingsgrenzen heen. De procesbenadering verbindt organisatorische eilanden, stimuleert samenwerking en is gericht op het eindresultaat.
Het is gebruikelijk een organisatie te bezien als een hiërarchische verticale opbouw van rapportagelijnen (de hark). De procesbenadering vraagt organisaties te bezien als horizontale opeenvolgende werkzaamheden (de ketens). Van belang is om vast te stellen dat beide benaderingen nodig zijn, maar dat bij de procesbenadering grensconflicten opgelost moeten worden.
De patronen van de organisatie als organisme
Organisatiepatronen bepalen de dynamiek
Organisatiepatronen zijn kenmerkende gedragingen. Deze vormen de dynamiek van de organisatie. Daarbij kunnen we organisaties zien als een organisme. En elk organisme is gericht op voortbestaan en heeft dus weerstand tegen verstoring van deze patronen. Organisatiepatronen zijn daarom een belangrijk aandachtspunt bij verandering en vragen expliciete begeleiding.
Voorbeelden van verschillende organisatiepatronen:
- Actiegericht – Voorbereidend
- Doelgericht – Lerend – Procedureel
- Overleggend – Opdragend
- Zelf doend – Samenwerkend – Delegerend
- Faciliterend – Beslissend Kennis uitwisselend – Kennis afschermend
- Formeel – Informeel
- Verantwoordelijkheid nemend – Zich indekkend
Organisatiepatronen zijn in hoofdlijn te benoemen met verschillende kleuren (bijvoorbeeld naar de Caluwé) voor de hen kenmerkende eigenschappen: bijvoorbeeld blauw voor planmatig, rood voor doelgericht, geel voor belangenafweging en groen voor leren.
De interacties
Veranderen vraagt aandacht voor samenhang
In een organisatieverandering beschouwen we verschillende soorten aandachtspunten. Deze beïnvloeden elkaar. Soms in meer en soms in mindere mate. Ze zijn daardoor in interactie met elkaar verbonden.
Voor succesvolle veranderingen in de organisatie dienen alle betrokken aandachtspunten meegenomen te worden. Dit betreft de inrichting van organisatie, de processen, de informatiesystemen en de gegevens. Tevens zijn samenwerkingen voor het leveren van de producten en diensten zijn van belang. Maar cruciaal zijn de organisatiepatronen, de rol van beoordelingen en de benodigde competenties.
Enkele afhankelijkheden: Informatiesystemen functioneren in samenhang met verantwoordelijkheden in de organisatie, de kwaliteit van gegevens, de inrichting van processen en de organisatiepatronen die daarop worden toegepast.
In het Change InterAction Model (CIAM) zijn alle mogelijke aandachtspunten benoemd.
De mobilisatie van medewerkers
Beweging ontstaat alleen door medewerkers
De belangrijkste bronnen voor verandering zijn de medewerkers die de bedrijfsprocessen uitvoeren. Juist bij hen leven vele ideeën en voorstellen om dagelijkse problemen aan te pakken of het werk te verbeteren.
Door de medewerkers te mobiliseren wordt hun kennis en energie voor verbetering benut.
Vaak niet direct, maar beginnend bij een aantal invloedrijke medewerkers zullen de handen op elkaar gekregen moeten worden.
De groei
Verandering vraagt geduld en geduld en geduld
Veranderingen verlopen via trendbreuken (knikken) in een bestaande situatie.
Veranderingen in een organisatie verlopen meestal grillig. Hoewel ze in fasen worden gepland, gedragen zij zich niet zo. Ze zijn beter te kwalificeren als een groeiproces met trendbreuken.
Trendbreuken leveren een periode van onzekerheid en kan gepaard gaan met een terugval. Vervolgens moet de nieuwe situatie eerst wortel schieten voordat deze zich verder ontwikkelt. Dit proces vraagt de nodige tijd, doorzettingsvermogen en geduld.
Met meten en bespreken kan de ontwikkeling begeleid worden.
Over AIPROX
Het Change InterAction Model (CIAM)
CIAM is een denkmodel voor opdrachtgevers en projectleiders om projecten met organisatieveranderingen compleet en daardoor succesvol aan te pakken.
CIAM start met het toekomstbeeld en de strategie en bestaat uit de bekende aspecten voor de structuren van een bedrijf. CIAM vult dit aan met expliciete aandacht voor organisatiepatronen, beoordelingen als interventies en competenties als voorwaarden voor functioneren en verandering. CIAM onderscheidt managen binnen kaders en leidinggeven voor de richting waarin het bedrijf zich moet ontwikkelen.
CIAM vraagt voor alle aandachtspunten na te gaan wat er moet veranderen, en wat hun onderlinge verbanden zijn waar rekening mee gehouden moet worden. CIAM is toepasbaar binnen in een projectmanagement methode als Prince2 en voor de Quality Assurance binnen een project voor de op te leveren “producten”.
Ach&WatNu?
In Ach&WatNu worden – op basis van 30 jaar ervaring – praktische hefbomen aangereikt om in de organisatie een doorbraak te krijgen onder het motto: “begin klein en neem actie!”